Задачи менеджера по закупкам запасных частей

Формирование и размещение заявок на пополнение запаса товаров.

Закупки запасных частей и сопутствующих товаров, работа с поставщиками.

Формирование базы данных о поставщиках.

Управление запасами на складе с учетом анализа движения запасов, тенденций развития продаж, объемов и номенклатуры продаж, истории продаж, сроков поставок, увеличения потребностей заказчиков, появления новой номенклатуры и т.д.

Анализ упущенных продаж в связи с отсутствием деталей в торговой номенклатуре или в наличии, принятие решений о регулярности закупок и постоянном хранении таких запасных частей.

Расследование причин неудовлетворения заказов.

Контроль степени удовлетворения спроса клиентов, анализ упущенных продаж, анализ спроса, прогноз потребности.

Выявление неликвидов и принятие решений об их возврате поставщикам, реализации по сниженным ценам или списании на убытки.

Поддержание необходимого уровня запасов запасных частей, выполнение учета и расчетов фактической оборачиваемости товаров.

Ведение учета при помощи программного комплекса.

Анализ спроса, прогноз спроса, подготовка заявок на пополнение запасов.

Контроль изменений номенклатуры запасных частей поставщиками.

Заключение договоров, осуществление расчетов.

Работа с поставщиками по техническим и коммерческим вопросам.

Расчет цен, гаммы скидок, групп скидок.

Формирование прейскурантного файла и корректировка его в соответствии с корректировками цен поставщиками и с конъюнктурой рынка.

Анализ цен, прибыльности, степени удовлетворения спроса.

Контроль соотношения затрат и доходов.

Обеспечение прибыльности операций.

Обеспечение эффективного сотрудничества с другими подразделениями.

Изучение новых моделей и модификаций машин по технической информации и в сервисной службе.

Постановка задач для развития компьютерной системы.

Готовит претензии на поврежденные запасные части и неудовлетворительное исполнение отгрузок поставщиками.

Задачи менеджера по реализации запасных частей

Поставки запасных частей, принадлежностей и расходных материалов ремонтному цеху и службе розничной торговли. Консультирование оптовых и мелкооптовых клиентов. Оформление счетов и товаросопроводительных документов, контроль поступления платежей. Ведение оперативного и финансового учета. Регистрация упущенных продаж (отказов клиентам в связи с отсутствием деталей в торговой номенклатуре или в наличии). Работа с заказчиками и поставщиками по удовлетворению претензий по количеству и качеству, по недопоставкам, по неудовлетворенным заявкам, оформление соответствующей документации. Расчеты по претензиям с поставщиками и заказчиками. Расследование причин неудовлетворения заказов или задержки отгрузок. Контроль соотношения затрат и доходов. Постановка задач для развития компьютерной системы. Выяснение степени удовлетворения клиентов. Анализ рынка аналогичных товаров. Обеспечение прибыльности операций. Периодическое обновление материалов для публикаций. Повышение квалификации. Изучение новых моделей и модификаций машин по технической информации и в сервисной службе. Установление и поддержание хороших отношений с клиентами.

Практика торговли запасными частями в различных странах показывает, что дилеры не изучают в достаточной степени номенклатуру запасных частей и многие заказы (особенно телефонные) поступают на региональные склады без указания номеров деталей по каталогу. Только немногие крупные дилеры, имеющие опытных механиков и складских работников, достаточно уверенно пользуются каталогами и оформляют заявки с указанием номеров деталей. Что касается мелких дилеров, то они, как правило, плохо знают номенклатуру запасных частей.

По этой причине работники, принимающие телефонные заказы, обязаны консультировать заказчика, сверяться с каталогами. Прием заказов по телефону и проверка письменных заказов требуют не только много времени, но и высокой квалификации приемщиков заказов. Персонал должен изучать системы нумерации товаров по каталогам поставщиков и применяемости хранимых товаров во избежание ошибок при приемке, учете и отгрузке, а также для консультирования потребителей и уточнения их заявок, учитывая, что номенклатура, указанная в каталогах отечественных поставщиков, часто не соответствует той, что поставляется в запчасти. Кроме того, нужно систематически информировать персонал о новых деталях, взаимозаменяемости и т. д.

В любых странах персонал складов запчастей состоит обычно из людей с невысоким образовательным уровнем, получивших профессиональные знания и навыки в результате короткого обучения и практики. Работники, добросовестно относящиеся к своим обязанностям, достаточно серьезно изучают номенклатуру запасных частей и ее особенности. Однако из-за ограниченности штата и высокой степени занятости они нередко не осваивают всю номенклатуру, ограничиваясь лишь деталями постоянного спроса. Если не имеется возможности иметь в штате склада достаточно восприимчивых к обучению и заинтересованных в работе служащих, нужно систематически проверять правильность исполнения всех операций, порученных персоналу, так как от качества поставок запасных частей зависит репутация машин и их реализация на рынке.

Задачи начальника склада запчастей

Рациональное использование объема склада. Размещение товаров в стеллажах наиболее экономичным способом. Обеспечение склада необходимым оборудованием, инвентарем, материалами. Оптимизация оборудования склада, минимизация расходов. Обеспечение эффективного планирования, адекватного имеющимся мощностям и рабочей силе. Организация приемки поступивших товаров, проверки количества и качества. Организация отбора, упаковки и отгрузки товаров по заказам. Организация и контроль оформления товаросопроводительных документов. Организация подготовки претензий на поврежденные товары и неудовлетворительное исполнение отгрузок поставщиками. Обеспечение сохранности товаров от повреждений и хищений. Строгое соблюдение адресной системы хранения товаров во избежание пересортицы. Своевременная корректировка базы данных при изменении адресов хранения товаров. Выявление неликвидов, подготовка предложений об их возврате поставщикам, реализации по сниженным ценам или списании на убытки. Обеспечение безопасности сотрудников, клиентов, оборудования и собственности фирмы установлением жестких мер по технике безопасности и контролем их исполнения. Своевременное представление в бухгалтерию отчетов о движении товаров. Постановка задач для развития компьютерной системы предприятия. Рациональная организация труда складских работников. Организация сторожевой и пожарной охраны. Обеспечение сохранности складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдения режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов. Контроль наличия и исправности противопожарных средств, состояния помещений, оборудования и инвентаря на складе, обеспечение их своевременного ремонта. Организация погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда. Обеспечение сбора, хранения и своевременного возврата поставщикам оборотной тары и другого погрузочного реквизита. Организация физической инвентаризации по утвержденному графику и по согласованию с бухгалтером. Организация и контроль учета движения товаров. Разработка и осуществление мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи. Другие функции, связанные со статусом руководителя.

Начальник склада запчастей должен знать:

¦ нормативные и методические материалы по вопросам организации складского хозяйства;

¦ стандарты и технические условия на хранение товарноматериальных ценностей;

¦ виды, размеры, марки, сортность и другие качественные характеристики товарно-материальных ценностей и нормы их расхода;