В поле Код вносится цифровой код валюты по «Общероссийскому классификатору валют». В реквизите Кратность указывается количество единиц иностранной валюты, которое продается или покупается по тому курсу, который указан в графе Курс. Например, котировка по доллару США ведется в рублях за 1 доллар США. Кратность в этом случае составляет единицу. Котировка, скажем, по чешской кроне может вестись и за 10 чешских крон. В этом случае кратность равна десяти. Кратность валюты не является чисто экономическим понятием, однако ее удобно использовать при ведении валютного учета.

Курс валюты часто меняется, поэтому очень важно отслеживать курс в справочнике Валюты.

Изменение значения курса валюты можно производить прямо в справочнике Валюты. Для этого должен быть отключен режим Редактировать в диалоге (меню Действие). Щелкните на кнопке выбора и введите дату, на которую будет записана информация о курсе и кратности новой валюты. Дважды щелкните в графе Курс и отредактируйте курс.

Так как реквизиты данного справочника меняются со временем, в его окне имеется кнопка История. Данная кнопка может быть использована для просмотра истории изменения значения реквизита. После щелчка на кнопке История открывается окно История периодических реквизитов. Для ввода новых значений непосредственно в этом окне щелкните на кнопке Добавить.

Наконец, данные можно вносить в диалоговом режиме. Для этого необходимо включить режим Редактировать в диалоге (меню Действия). Выберите валюту, курс которой надо корректировать, и нажмите клавишу Enter. Отредактируйте курс в открывшемся окне.

Справочник Банки

В справочник Банки вносятся сведения о банках контрагентов (поставщиков и покупателей), а также о банке, услугами которого пользуется ваша организация. Если банков много, рекомендуется распределить их по группам (Банки покупателей, Банки поставщиков). Открывать группы можно двойным щелчком по желтому значку папки как в левой, так и в правой части справочника. Пользоваться левой частью удобнее, так как слева видна и структура справочника. Сведения о банке включают следующие реквизиты:

• Местоположение – вводится только город;

• БИК – банковский идентификационный код (9 цифр);

• Корр. счет – номер корреспондентского счета в расчетной сети Банка России (20 цифр);

• Индекс, почтовый адрес – указывается полный адрес банка;

• Телефоны – телефоны банка.

Сведения о банках используются при заполнении банковских реквизитов платежных документов.

Справочник Банки может быть заполнен сведениями из «Справочника банковских идентификационных кодов участников расчетов на территории Российской Федерации», поставляемого ЦБ РФ, если нажать на кнопку Добавить банки из классификатора банков РФ, при условии, что классификатор установлен у вас на компьютере.

Справочник Банковские счета

Справочник Банковские счета хранит данные о банковских счетах предприятия. Он используется для оформления платежных документов. С помощью кнопок, находящихся в окне справочника, можно распечатать справки о рублевых и валютных счетах фирмы. После щелчка на кнопке Ввод новой строки открывается окно для внесения сведений о расчетном счете. В некоторых окнах, применяемых при оформлении базы данных, присутствует слово «основной». Это сделано для удобства. Данное название можно использовать, не вводя новой записи. Так, например, при открытии окна Банковские счета строка с наименованием Основной р/с уже на экране. Дважды щелкните на строке и введите сведения о расчетном счете вашей организации.

На вкладке Реквизиты счета (рис. 13.5) вводятся сведения о рабочем наименовании и номере счета. Банк, в котором открыт расчетный счет, выбирается из справочника Банки. Справочник открывается после щелчка на кнопке выбора, выбор записи из справочника делается двойным щелчком. Если необходимо добавить или откорректировать сведения о банке, используйте кнопку Открыть. В случае непрямых расчетов укажите это в поле Банк-корреспондент в случае непрямых расчетов.

Рис. 13.5. Ввод данных о банковском счете предприятия

Вкладка Дополнительные открывает вторую часть формы, в которой указывается информация о счете: рублевый или валютный, вид счета (расчетный, ссудный, депозитный), дата открытия и закрытия счета.

Справочник Контрагенты

В справочнике Контрагенты хранится информация о юридических и физических лицах. Удобно создать здесь группы Поставщики и Покупатели, а затем занести в них сведения о контрагентах. Если поставщики предприятия – организации из разных регионов, можно в группе Поставщики создать несколько подгрупп, например, Поставщики из Белоруссии, Поставщики с Украины, Российские поставщики. Удобно также создать в справочнике группу Бюджеты и фонды и заносить в нее сведения о различных фондах и номера счетов для перечисления налоговых платежей в бюджет.

Чтобы внести данные о новом контрагенте, выполните следующие действия:

1. Откройте группу, в которую необходимо занести запись, например группу Поставщики (если группы еще нет, создайте ее с помощью кнопки Новая группа).

2. Щелкните на кнопке Ввод новой строки. Откроется окно Сведения о контрагенте: Поставщики. Новый.

3. Укажите вместо слова Новый краткое название организации, а в следующем поле укажите полное название организации для подстановки в документы и операции. Если контрагент – частное лицо, укажите это в поле Организация. В этом случае в окне появится вкладка для ввода паспортных данных.

4. Чтобы сохранить изменения, но не закрывать форму, щелкните на кнопке Записать. Запись будет сохранена, и вы сможете продолжать заносить сведения (рис. 13.6).

Рис. 13.6. Окно для ввода сведений о контрагенте

5. Щелкните на кнопке Договоры в нижней части окна. Откроется окно Договоры. Щелкните на кнопке Ввод новой строки на панели инструментов, введите номер договора и срок платежа. Сохраните введенные данные, нажав клавишу Enter, и закройте окно Договоры.

6. Щелкните на вкладке Расчетные счета и введите расчетный счет поставщика. Для этого щелкните на кнопке Добавить и в открывшемся окне Сведения о расчетном счете контрагента: Поставщики. Новый укажите название счета в поле Рабочее наименование для представления в базе данных справочника (рис. 13.7). В поле Номер счета введите расчетный счет предприятия. Поле Банк, в котором открыт расчетный счет заполняется с помощью кнопки выбора, расположенной в правой части поля. При щелчке на ней открывается справочник Банки. Выберите нужный банк двойным щелчком. После заполнения полей в окне Сведения о расчетном счете контрагента: Поставщики. Новый сохраните данные, щелкнув на кнопке ОК.

7. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК в окне Сведения о контрагенте: Поставщики. Новый. После этого окно закроется.

Рис. 13.7. Окно для ввода сведений о расчетном счете контрагента

Справочник Сотрудники

В справочнике Сотрудники содержатся сведения о сотрудниках предприятия. Информация из этого справочника используется при выписке первичных документов, например расходных кассовых ордеров, а также при ведении аналитического учета на счетах Расчеты с персоналом по оплате труда, Расчеты с подотчетными лицами, Доходы будущих периодов. Эти же данные используются для налогового учета.

В нижней части окна справочника есть кнопки Отчет по сотруднику, Отчет по всем сотрудникам. Эти кнопки можно использовать для формирования отчетов по сотрудникам предприятия. Кнопка Налоги на доходы дает возможность напечатать налоговые карточки сотрудников.

В этом же справочнике есть возможность оформить документы по учету кадров. Для этого следует щелкнуть на кнопке Новый приказ и выбрать документ. Это может быть, например, Приказ о приеме на работу, Приказ о кадровых изменениях, Приказ об увольнении.