Книга покупок используется для регистрации оплаченных счетов-фактур.

Оформление документа Запись книги покупок

Предположим, вы произвели оплату поставщику. Документ Счет-фактура полученный оформлен и находится в журнале операций и в журнале Счета-фактуры полученные.

1. Откройте журнал Счета-фактуры полученные.

2. Выберите запись, на основании которой следует сформировать запись книги покупок, и щелкните на кнопке Ввести на основании.

3. В документе Запись книги покупок проставьте дату оплаты в поле Дата оплаты счета-фактуры.

4. Если произведено возмещение НДС, то в документе Запись книги покупок следует указать суммы со знаком «минус». В результате суммы налога будут уменьшены в соответствующих графах отчета Книга покупок.

5. Щелкните на кнопке ОК для сохранения документа.

Формирование книги покупок

Отчет Книга покупок открывается командой Отчеты > Книга покупок.

Другой способ создать Книгу покупок – использовать журнал Счета-фактуры полученные:

1. Откройте журнал Счета-фактуры полученные.

2. Щелкните на кнопке Книга покупок.

3. В открывшемся окне Книга покупок выберите период формирования данного отчета и щелкните на кнопке Сформировать.

Книга продаж

Книга продаж формируется в программе на основании введенных ранее документов Счет-фактура выданный и Запись книги продаж.

Документ Счет-фактура выданный вводится для формирования счета-фактуры покупателям товаров, работ, услуг или в случае получения предоплаты. Запись книги продаж используется в случае необходимости для корректировки суммы НДС. Используйте для этого суммы со знаком «минус». Если необходимо отразить частичную предоплату в случае определения выручки от реализации по оплате, также оформляется счет-фактура.

Если в программе установлен метод определения выручки По отгрузке, то счет-фактура сразу после сохранения регистрируется в книге продаж. Если же эта константа имеет значение По оплате, то в счете-фактуре необходимо указать дату оплаты и сохранить документ. В отчете Книга продаж появится запись.

Оформление документа Счет-фактура выданный

На основании документов по отгрузке товаров можно оформить документ Счет-фактура выданный.

Для оформления выполните следующие действия:

1. Откройте журнал операций.

2. Выберите документ на отгрузку и щелкните на кнопке Ввод на основании на панели инструментов журнала.

3. В открывшемся окне выберите документ Счет-фактура выданный.

4. Заполните поля формы документа Счет-фактура выданный.

5. Если грузоотправитель – сторонняя организация, щелкните на реквизите Грузоотправитель, затем щелкните на кнопке выбора и в открывшемся справочнике выберите контрагента.

6. Если в печатной форме документа необходимо отразить НГСМ и НП, укажите это в поле Учитывать налог с продаж. Укажите, как выводить данные налогов в печатной форме (колонкой, строкой, в акцизе).

7. Установите переключатель НДС включен в графу «Сумма без НДС», если сумму НДС следует рассчитывать по расчетной ставке вместо указанной в форме документа.

8. Сохраните документ.

Запись книги продаж в случае получения предоплаты

Иногда необходимо ввести в книгу продаж корректирующую запись. Это может потребоваться в том случае, если была получена предоплата. Документ удобно формировать на основании документа Счет-фактура выданный:

1. Откройте журнал Счета-фактуры выданные и выберите документ Счет-фактура выданный.

2. Щелкните на кнопке Ввести на основании.

3. В открывшейся форме документа Запись книги продаж в полях со значениями сумм проставьте отрицательные значения.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Формирование книги продаж

Оформление книги продаж выполняется аналогично оформлению книги покупок:

1. Откройте журнал Счета-фактуры выданные.

2. Щелкните в окне открытого журнала на кнопке Книга продаж. Откроется окно Книга продаж.

3. Установите период выведения отчета и щелкните на кнопке Сформировать.

Отчет можно открыть также командой меню Отчеты > Книга продаж.

Задание 4

1. Оформите поступление на склад № 1 воздушных шариков в количестве 100 шт. по цене 5 р. за штуку от ОАО «Праздник», договор поставки № 300 (команда Документы > Учет товаров > Поступление товаров).

2. Зарегистрируйте счет-фактуру (кнопка Ввод на основании в журнале операций).

3. Оформите продажу 50 шариков магазину «Радость», договор № 5 (команда Документы > Учет товаров, реализации > Отгрузка товаров, продукции).

Формирование записи в книге покупок

Данная операция должна выполняться не реже, чем 1 раз в месяц. Для оформления выберите Документы > Счета-фактуры > Формирование записи книги покупок. В нижней части окна щелкните на кнопке Заполнить. Программа сформирует записи по покупкам. После проведения документа будут сформированы проводки по предъявлению НДС к зачету.

Закрытие месяца

В конце каждого отчетного месяца бухгалтер должен закрыть счета, начислить амортизацию, сделать переоценку валюты. Эти действия выполняются из месяца в месяц и называются регламентными.Документы, которые можно использовать в программе для выполнения стандартных процедур по закрытию месяца, собраны в группе документов Регламентные.

При выполнении операций необходимо соблюдать определенную последовательность действий.

Сначала выполняется переоценка валюты, затем начисляется амортизация, специальным документом оформляются остатки незавершенного производства. Затем открывается для оформления документ Закрытие месяца (Документы > Регламентные > Закрытие месяца) и в открывшемся окне указываются счета, которые будут закрываться. Обратите внимание на то, что дата документа – последнее число месяца. Сохраните и проведите документ.

Документ сформирует проводки по списанию счетов 20, 40, 26, 44, будет произведена корректировка средней стоимости списания материалов и товаров, начислен ЕСН (единый социальный налог) с фонда оплаты труда. По результатам работы будут также определены прибыли и убытки.

Глава 16 Получение итоговой информации

В данной главе рассматриваются способы формирования различных отчетных документов на основании операций и документов, внесенных в журнал операций.

• Управление бухгалтерскими итогами

• Отчеты

• Налоговый учет

• Пример работы в программе

Управление бухгалтерскими итогами

Перед формированием отчета уточните, рассчитаны ли в программе бухгалтерские итоги.

Бухгалтерские итоги в программе рассчитываются за квартал. Если расчет за квартал установлен, то итоговая информация может формироваться за любой предыдущий период времени до последнего дня установленного отчетного периода. Например, расчет итогов установлен до 31 марта (первый квартал). Следовательно, чтобы работать с 1 апреля и получать итоговую информацию, необходимо рассчитать итоги следующего, второго квартала.

Примечание

Если вы забыли произвести расчет итогов, то при формировании отчета на экран выдается сообщение: «За указанный период бухгалтерские итоги не рассчитаны». Это означает, что надо установить новый период расчета итогов.

Обычно расчет итогов устанавливается на квартал вперед. Это можно сделать в любой удобный для вас момент:

1. Выберите команду Операции > Управление бухгалтерскими итогами.

2. В открывшемся диалоговом окне в поле По установите период расчета итогов.

3. Щелкните на кнопке Установить расчет.

Отчеты

Все виды отчетов собраны в меню Отчеты. Правила формирования отчетов одинаковы. Выберите в раскрывающемся подменю вид отчета, затем в открывшемся окне укажите период формирования и щелкните на кнопке Сформировать. На экран выводится отчет. Он выглядит так, как будет выглядеть на бумаге при печати. Отчет можно распечатать, выбрав команду Файл > Печать.