С другой стороны, не старайтесь делать больше, чем необходимо. Мне жаловалась моя секретарша на своего предыдущего начальника, который стремился достичь такого совершенства, что никогда не отправлял писем прежде, чем не переделывал их, по меньшей мере, три раза, даже пустяковые. Так как она знала, что первые варианты все равно не будут отправлены, то у нее выработалась привычка печатать небрежно, и она подавала ему на подпись экземпляры с большим количеством опечаток.

Пусть ваш секретарь получает от вас готовый текст, который можно отпечатать для отправки по почте. Прежде чем редактировать свое письмо, подумайте, существенно ли возрастет ценность отредактированного варианта, если вы затратите время на его улучшение. Подумайте и о том, не лучше ли будет, если ваше письмо быстро попадет в руки вашего адресата, нежели будет ожидать новой редакции.

Следующий раз, когда вы заметите, что бесцельно перебираете бумаги, задумайтесь о том, что часто самые главные дела не запечатлены на бумаге. Задайте себе вопрос: “Что стоит за этой бумагой и как вам следует разрешить возникшую ситуацию, если бы вы постарались вникнуть в ее суть”. А потом немедленно приступите к делу.

Как справиться с информационной перегрузкой

Когда меня спрашивают: “Как успеть все сделать?”, часто отвечаю: “Точно так же, как есть слона. Откусил немножко, потом еще откусил. Важно, с какой стороны начинать откусывать”.

Многие люди не умеют отделить главное от несущественного, “А” от “В”, когда дело касается новостей в их области или текущих событий. Учитывая ограниченность времени, какая должна быть дозировка ежедневных газет, еженедельных и ежемесячных журналов и книг в вашем информационном питании?

Тратите ли вы час в день на газету, час в неделю на журналы, час в месяц на книги? Или же вы позволяете ежедневным событиям идти своим чередом, уделяя главное внимание ежемесячным журналам и книгам, написанным специалистами в данной области?

“Правильного” ответа на такие вопросы быть не может, все зависит от вашего решения. Я лишь предлагаю, чтобы вы принимали эти решения сознательно, а затем воплощали их в жизнь.

Если вы приняли решение, что не стоит уделять чтению газет больше десяти минут, но заметите, что тратите на них более часа, то вы вправе усомниться в правильности своего решения. Возможно, вы решите тратить на чтение газет больше времени.

Многие люди жалуются, что у них не хватает времени на чтение книг, посещение семинаров, которые бы им пригодились в их работе.

В то же время у них в течение месяца находится немало часов для чтения газет. Возможно, это объясняется тем, что газеты постоянно находятся под рукой, их стоимость сравнительно невелика и их читают не только ради новостей, но и ради развлечения.

Книги же, которые желают прочитать, необходимо поискать, они стоят дороже газет, а их чтение требует “серьезного” настроя.

В результате большинство людей читают сотни газет в течение года и лишь единицы книг.

Читайте книги как газеты

Если вы почувствовали необходимость в чтении книг для вашей работы, постарайтесь читать их так, как вы читаете газету, прибегая к следующей процедуре. Составьте список книг, которые вы бы хотели прочитать для повышения вашего профессионального уровня и расширения общего кругозора. Пусть ваш секретарь присоединяет одну из книг, обозначенных в этом списке, к вашим входящим бумагам. Пусть она одновременно забирает у вас книгу, которую она доставила вам вчера.

Ничего страшного, если вы вчера не успели взглянуть на эту книгу. В любом случае, вы бы вряд ли до нее добрались. Так же, как и чтение газеты, вы начинаете с просматривания заголовков, постарайтесь начинать знакомство с книгой с чтения кратких описаний ее содержания, изложенных издателями на обложке и суперобложке. Потом быстро просмотрите книгу, порой останавливаясь на отдельных местах, привлекших ваше внимание.

Уделите этому занятию не больше времени, чем вы обычно уделяете ознакомлению с газетой. Изложение материала в нехудожественном произведении во многом определяет и способ его чтения. Автор начинает с программного заявления и сводит его к двум-трем ключевым фразам, которые являются основными тезисами книги. Потом он развивает главные положения своего программного заявления более пространно, заполняя этим целую книгу.

Ваша задача, как читателя, состоит в том, чтобы обнаружить эти ключевые идеи даже в книге, насчитывающей более 500 страниц, и найти их применение к вашей конкретной ситуации.

Предисловие и перечень глав, а также краткие аннотации, которые часто помещают в начале или в конце книги, помогут вам в этом. Вы можете вчитываться внимательно в текст лишь в том случае, когда речь идет о чем-то важном для вас. Таким образом, вы сумеете извлечь много пользы из книги за сравнительно короткое время.

С помощью этого метода вы сможете резко поднять качество вашего чтения и одновременно увеличить количество книг, с которыми вы ознакомились. По мере того, как все большее число книг будет появляться на вашем письменном столе, вы будете все лучше ориентироваться в имеющейся литературе. Вместо чувства беспокойства по поводу того, что вы так и не “добрались” до чтения серьезной литературы, у вас появится ощущение уверенности, что ряд книг, которые вы не прочитали, для вас не представляет интереса и не заслуживают вашего внимания.

С другой стороны, постоянное общение с литературой будет способствовать тому, что вам попадутся такие книги, которые потребуют тщательного изучения и заслужат нескольких часов вашего внимательного ознакомления.

Люди быстро забывают прочитанное. Поэтому, даже если вы внимательнейшим образом прочитаете книгу, вряд ли вы сумеете все в ней запомнить. Если вы попытаетесь пересказать содержание этой книги другу, вы, вероятно, обнаружите, что сможете вспомнить из нее лишь несколько наиболее ярких эпизодов. Так как вы все равно мало что запомните, то необходимо проявлять разборчивость и читать лишь то, что стоит запомнить.

Возможно, что в течение жизни вы собрали целую библиотеку, состоящую из книг, которые особенно привлекли ваше внимание. Когда-то вы их внимательно изучали, но со временем вы, вероятно, забыли многое из них. Вам следует воспользоваться методом чтения газет для того, чтобы просмотреть эти книги и восстановить в памяти содержащиеся в них главные мысли.

Порой вам попадается книга, которая может оказаться полезной для вас в будущем. Не тратьте времени на ее чтение сейчас, все равно вы забудете многое из прочитанного. Вместо этого, попросите вашего секретаря записать название книги в специальное досье на память.

Если вам кажется, что такой способ знакомства с книгами несколько поверхностен, взгляните на полезный эксперимент. Учтите, что даже если вы будете читать книги хотя бы столь же поверхностно, как и газеты, вы все же сумеете поглотить новые и полезные для вас идеи. Кроме того, вы увидите, что ваше чтение будет доставлять вам больше удовольствия по мере того, как вы сможете прочитывать больше за меньшее время.

Стоит ли вам обучаться ускоренному чтению? Чем быстрее вы читаете, тем больше вы экономите время. Однако я обнаружил, что очень мало людей, которые прошли курсы ускоренного чтения, сумели сохранить те навыки, которые они приобрели во время учебы. У большинства людей, освоивших новые приемы чтения, ускоренные темпы сохраняются в течение нескольких недель, но затем восстанавливается прежняя скорость.

Разумеется, если вам по долгу службы приходится много читать, такие курсы вам помогут, потому что те, кто читает регулярно не менее двух часов в день, могут сохранить приобретенное ими умение ускоренного чтения. Однако я считаю, что в чтении важнее сообразительность, чем скорость. Другими словами, постарайтесь избавиться от чтения “В”, не приносящего удовлетворения, не дающего информации или неинтересного, и получить больше времени и энергии для чтения “А” (сохраняя вашу обычную скорость).